Resmi yazılar A4 (210×297 mm) ve A5 (210×148 mm) kağıda yazılabilir. Bilgisayarda yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

Başlık Bölümü

Yazıyı gönderen kuruma ait isim, unvan, telefon ve adres gibi temel bilgilerin yazıldığı bölümdür. Başlıkta üst-alt kurum isimleri hiyerarşik sıraya göre yazılır.

Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır.

Sayı ve Evrak Kayıt Numarası

Her kurumun kendi dosyalama sistemine göre verdiği kayıt, dosya ve konu ile ilgili kod numarası ve işaretlerin gösterildiği bölümdür.

Sayı bölümü, başlığın son satırından itibaren, iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır. Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.

Tarih Bölümü

Tarih, sayı ile aynı satıra sağ boşlukta bitecek şekilde (sağ marja dayalı) yazılır. Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarında (/) işareti konularak yazılır.

Konu Bölümü

Konu, yazının taşıdığı ana fikrin özetlendiği bölümdür. Sayının bir aralık altına “Konu:” yan başlığından sonra yazılır.

Gönderilen Makam

Gönderilen makam, konu bölümünün son satırından sonra yazının uzunluğu da dikkate alınarak iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.

İlgi Bölümü

İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. “İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.

Metin Bölümü

İlgi bölümünün bitiminden sonra, iki aralık satır bırakılıp sol bloktan itibaren paragraf başı yapılarak metin kısmına başlanır. İlgi bölümü yoksa gönderilen yerden sonra üç satırlık aralık bırakılarak metin kısmına geçilir. Metin bölümüne, doğrudan doğruya konudan söz açılarak başlanır. Hiçbir saygı kelimesi kullanılmaz. Metin, tek veya çok paragraf halinde yazılabilir. Paragrafların ilk satırı, sol boşluktan itibaren 1,25 cm içerden diğer satırlar ise sol bloğa dayalı yazılır. Paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır.

İmza Bölümü

Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda; ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doru sıralanır.

Paraf Bölümü

Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.

Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.

Adres Bölümü

Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.

Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.